Ngoài công cụ lọc dữ liệu là Filter thì Excel còn hỗ trợ công cụ lọc nâng cao là Advanced Filter. So với cách lọc dữ liệu bằng Filter thì Advanced Filter có nhiều ưu điểm hơn. Advanced Filter giúp bạn lọc dữ liệu theo các tiêu chí cài đặt sẵn, điều chỉnh tiêu chí ngay tại các Cell.
Vì vậy, thành thạo công cụ Advanced Filter thì nó sẽ hỗ trợ bạn rất nhiều trong việc sử dụng Excel để quản lý dữ liệu.
Cách sử dụng lọc dữ liệu – Advanced Filter trong Microsoft Excel
1 Cách tạo Advanced Filter
Để mở bảng Advanced Filter, bạn chuyển qua Tab Data (1) > Advanced (3).
👉 Lưu ý: Clear (2) được sử dụng khi bạn đã lọc dữ liệu. Nút này cho phép bạn xóa kết quả lọc để đưa bảng dữ liệu về ban đầu.
2 Hướng dẫn thực hiện lọc dữ liệu bằng Advanced Filter
Sau khi chọn Advanced, thì bạn sẽ được của sổ Advanced Filter. Trong cửa sổ này bao gồm các trường sau:
- Filter the list, in-place: tức là kết quả lọc sẽ Fill ngay tại bảng tính, tương tự với lọc dữ liệu theo kiểu Filter.
- Copy to another location: kết quả lọc sẻ được copy tới địa chỉ khác theo chỉ định trong trường (5).
- List range: vùng dữ liệu cần lọc. Tips: bạn chỉ cần click chuột vào vùng dữ liệu cần lọc và chọn Advanced là Excel sẽ tự Fill vào.
- Criteria range: vùng tiêu chí lọc. Lưu ý: bao gồm cả Tên cột và tên cột phải giống với tên cột của bảng cần lọc dữ liệu. Excel sẽ so sánh theo Tên cột để lọc giá trị.
- Copy to: chỉ định vị trí sẽ hiển thị kết quả lọc nếu bạn chọn Copy to another location (2).
- Unique records only: nếu kết quả lọc có nhiều hàng giống nhau thì chỉ lấy 1 hàng.
Ví dụ Thực hiện lọc với 1 hàng tiêu chí ( phép AND)
- Chọn Filter the list, in-place.
- List range: chọn vùng lọc dữ liệu là: $A$9:$I$37
- Criteria range: chọn điều kiện lọc: $C$3:$I$4. Trong Advanced Filter các bạn có thể liệt kê tất cả các Tên cột của bảng dữ liệu cần lọc, những tiêu chí không muốn lọc thì để ô giá trị ngay bên dưới rỗng. Excel chỉ lấy các tiêu chí lọc khi có giá trị khác rỗng để tìm kiếm.
- Chọn OK để thực hiện lọc dữ liệu và xem kết quả bên dưới nhé.
Kết quả sẽ được Tên thiết bị là laptop AND Hãng là dell AND Tình trạng là Đang SD.
Trong Excel, các tiêu chí trong 1 hàng là phép AND (Và), tức là tc_1 AND tc_2 AND tc_3…Excel không lấy các kết quả nếu không thỏa hết các tiêu chí.
Ví dụ thực hiện lọc với 2 hàng tiêu chí (phép OR)
- Chọn Filter the list, in-place.
- List range: chọn vùng lọc dữ liệu là: $A$9:$I$37
- Criteria range: chọn tiêu chí lọc: $C$3:$I$5 (Data là tên sheets).
👉 Kết quả sẽ được như sau: Tất cả các hàng thỏa điều kiện ( Tên thiết bị là laptop AND Hãng là dell AND Tình trạng là Đang SD) OR (Tên thiết bị là pc AND Tình trạng là Đang SD).
⇒ Như vậy, lọc giữa các hàng với nhau là phép OR (hợp), tức là tc_h1 OR tc_h2 OR ….
3 Lọc với các tiêu chí chứa dấu so sánh.
Mặc định là so sánh bằng, và bạn có thể thêm vào các dấu so sánh sau:
- >: lớn hơn
- >=: lớn hơn hoặc bằng
- <: nhỏ hơn
- <=: nhỏ hơn hoặc bằng.
💡 Lưu ý: sử dụng điều kiện so sánh khi cột được định dàng là số, ngày tháng. Kết quả trả về không chính xác nếu sử dụng ở cột định dạng Text.
4 Lọc dữ liệu qua tiêu chí xử lý trung gian
Tiếp theo, mình muốn xử lý tiêu chí lọc qua một hàm xử lý trung gian. Điều này cho phép mình xử lý nhiều điều kiện hơn trong một tiêu chí. Cùng xem cách thực hiện như thế nào nhé!
Ví dụ Thêm một tiêu chí có tên là Tình trạng = [True/False]
- Đầu tiên, mình dùng hàm “=OR(I10=”Kho”)” để trả về kết quả TRUE hoặc FALSE.
- Thực hiện lọc Advanced Filter như các ví dụ trên với tiêu chí Tình trạng = [True/False]
👉 Kết quả sẽ được tất cả các hàng có giá trị là Kho trong cột Tình trạng. Vậy kết quả lọc này có nghĩa là khi lọc các giá trị của cột Tình trạng sẽ so sánh với hàm “=OR(I10=”Kho”)” nếu là TRUE thì sẽ được lọc đưa ra bảng dữ liệu lọc.
OK! Với những gì mình biết về Advanced Filter trong Excel đã chia sẻ hết trên đây rồi. Hy vọng bài viết này hữu ích với những gì bạn đang tìm kiếm.
Chúc các bạn thành công!
