Filter được tích hợp sẵn trong Excel cho phép bạn lọc dữ liệu một cách nhanh chóng. Filter trong Excel hỗ trợ rất nhiều thao tác lọc dữ liệu như: lọc theo cột; kết hợp lọc nhiều cột; lọc theo dạng Text, dạng số, truy xuất nhanh theo quý (filter quarter) với lọc theo thời gian … và còn cho phép sao chép, in trực tiếp kết quả lọc.
Một lưu ý để tối ưu kết quả lọc là bạn nên sử dụng một định dạng duy nhất trong 1 cột để Excel trả về kết quả tìm kiếm đúng nhất.
Cách sử dụng lọc dữ liệu – Filter trong Microsoft Excel
1 Cách tạo lọc dữ liệu Filter
👉 Trong Excel, mỗi một bảng tính (sheet) thì chỉ được sử dụng một Filter duy nhất.
Có 3 cách để thêm Filter vào bảng tính:
- Tab Home > Sort & Filter > Filter
- Tab Data >Filter
- Nhanh nhất là nhấn tổ hợp phím [Ctrl + Shift + L]
Ví dụ: Bạn chọn một hàng bất kỳ, khi thêm Filter thì trên mỗi ô của Header của hàng sẽ có biểu tượng 
.
Click chuột vào thì trong danh sách sổ xuống, Excel sẽ liệt kê tất cả các giá trị khác nhau trong một cột.
Tick hoặc bỏ tick để lọc ra giá trị theo điều kiện của 1 cột. Hoặc bạn có thể gõ từ khóa gợi ý và hộp tìm kiếm (Search).
Kết quả của các bước trên là bảng tính đã lọc ra tất cả các hàng dữ liệu của cột Tên thiết bị là Laptop.
2 Lọc dữ liệu theo nhiều cột
Excel hỗ trợ lọc kết hợp giá trị theo nhiều cột trong một bảng tính. Tuy nhiên, giá trị lọc cột thứ 2 sẽ phụ thuộc vào giá trị lọc cột thứ 1.
3 Xóa Filter, khôi phục dữ liệu trước khi lọc
Để xóa kết quả lọc, bạn chọn > Clear Filter From ….Excel sẽ tự trả dữ liệu về khi bạn thực hiện xóa kết quả lọc.
💡 Nếu muốn xóa Filter thì chọn lại Filter như cách thêm thì Filter sẽ mất.
4 Lọc dữ liệu dạng text
Lọc dữ liệu dạng Text (Text Filters) có các tùy chọn sau.
- Equals: tìm kết quả bằng với từ khóa. Ví dụ: tìm từ khóa “laptop”, Excel sẽ không hiển thị kết quả nếu bạn không điền đủ “laptop”.
- Does Not Equal: tìm tất quả kết quả không bằng với từ khóa.
- Begin With: tìm tất cả kết quả bắt đầu bằng với từ khóa. Ví dụ tìm tất cả các kết quả của cột Tên thiết bị là Laptop, thì bạn chỉ cần điền từ khóa là “Lap” là được.
- Ends With: tìm tất cả kết quả có từ kết thúc bằng từ khóa.
- Contains: tìm tất cả kết quả có nội dụng giống với từ khóa.
- Custom Filter: kết hợp 2 điều kiện bằng cách sử dụng từ Logic And hoặc Or.
Ví dụ Sử dụng Custom AutoFilter để lọc 2 giá trị là “laptop” hoặc có chứa “pc”.
👉 Kết quả sẽ được, tất cả các hàng có giá trị của cột Tên thiết bị có giá trị là Laptop hoặc các hàng có giá trị chứa pc. Nếu chọn And thì kết quả sẽ không có gì hết vì bảng tính không thỏa điều kiện vì giá trị Laptop không chứa pc.
5 Lọc dữ liệu dạng số
Lọc dữ liệu dạng số (Number Filters) cũng có các điều kiện lọc sau:
- Equals: lọc tất cả kết quả bằng với số tìm kiếm.
- Does Not Equal: lọc tất cả kết quả không bằng với số tìm kiếm.
- Greater Than: lớn hơn giá trị cần lọc.
- Greater Or Equal To: lớn hơn hoặc bằng giá trị cần lọc.
- Less Than: nhỏ hơn giá trị cần lọc.
- Less or Equal To: nhỏ hơn hoặc bằng giá trị cần lọc.
- Between: kết hợp gữa 2 điều kiện Greater Or Equal To và Less or Equal To.
- Top 10: là chọn 10 kết quả có giá trị nhỏ nhất hoặc lớn nhất.
- Above Average: chọn tất cả giá trị lớn hơn giá trị trung bình của cột lọc.
- Below Average: chọn tất cả các giá trị nhỏ hơn giá trị trung bình của cột lọc.
- Custom Filter: kết hợp 2 điều kiện bằng cách sử dụng từ Logic And hoặc Or.
6 Lọc dữ liệu ngày tháng
Lọc theo ngày tháng cũng tương tự như Text và số. Các bạn chỉ lưu ý là mình đã thêm vào 1 cột QUARTER.
Sử dụng đoạn Code sau “=(TRUNC((MONTH(F4)-1)/3))+1” thì kết quả trả về sẽ cho bạn biết ngày tháng của ô F4 thuộc QUARTER 1 hoặc 2 hoặc 3 hoặc 4.
- Quarter 1: từ tháng 1 -> 3
- Quarter 2: từ tháng 4 -> 6
- Quarter 3: từ tháng 7 -> 9
- Quarter 4: từ tháng 10 -> 12
OK! Với những gì mình biết về Filter trong Excel đã chia sẻ hết trên đây rồi. Hy vọng bài viết này hữu ích với những gì bạn đang tìm kiếm.
Chúc các bạn thành công!
