Cách sử dụng định dạng tùy chỉnh – Custom Format trong Microsoft Excel

Excel cung cấp nhiều định dạng tùy chọn để hiển thị theo số, màu sắc, tỷ lệ phần trăm, tiền tệ, ngày tháng… Nếu những định dạng mặc định này không đáp ứng được nhu cầu của bạn, thì bạn có thể tùy chỉnh định dạng trong Custom Format để tạo định dạng mới.

Các bạn có thể tham khảo “Tổng hợp các định dạng dữ liệu trong Excel” trước để dễ hiểu hơn các định dạng trong phần định dạng tùy chỉnh này.

Cách sử dụng định dạng tùy chỉnh – Custom Format trong Excel.

1 Hướng dẫn sử dụng định dạng Số tùy chỉnh.

Một định dạng số có thể có tối đa bốn phần, được phân cách bởi dấu chấm phẩy. Các phần mã xác định định dạng số bao gồm số dương, số âm, giá trị bằng không, và văn bản, theo thứ tự sau đây:
<POSITIVE>;<NEGATIVE>;<ZERO>;<TEXT>
Để hiểu rõ hơn về 4 thành phần trong định dạng số tùy chỉnh , bạn tham khảo mẫu ví dụ bên dưới đây.

Ví dụ kết quả trong hình trên sử dụng định dạng sau: [Blue]#,##0.00_);[Red](#,##0.00);0.00;”text “@.

Trong đó:

• [Blue]#,##0.00_): định dạng số dương sẽ có màu xanh và 2 số sau dấu thập phân. Dấu “_” tương ứng với một khoảng trắng.
• [Red](#,##0.00): định dạng số âm sẽ có màu đỏ và 2 số sau dấu thập phân.
• 0.00: định dạng nếu nhập là số 0.
• “text “@: trả về kết quả là text + chuỗi nhập vào (@).

1.1 Định dạng số bao gồm text (chuỗi) và khoảng trống.

• Hiển thị cả text và số trong cùng một ô: để hiển thị cả text và số trong cùng một ô, bạn cần để đoạn text trong dấu “”. Ví dụ: #.### “vnd”. Các ký tự sau đây thì không cần phải để trong dấu ngoặc kép: $; +; (; :; ^; ‘; {; <; =; –; /; ); !; &; ~; }; >; “space”.
• Hiển thị văn bản thay thế: nếu trong ô của cột cần định dạng hiển thị đoạn text, bạn cần thêm ký tự @ vào cuối định dạng. Nếu không có ký tự @ thì đoạn text sẽ không hiển thị. Nếu bạn muốn hiển thị rõ hơn có thể thêm phần mô tả vào dấu ngoặc kép “”. Ví dụ như  “text “@.
• Thêm khoảng trống: để thêm khoảng trống bạn cần thêm dấu “_”. Lưu ý: cần thêm dấu “)” sau dấu “_“. Ví dụ: #,###_).
• Lặp lại ký tự: để lặp lại một ký tự định sẵn để điền đầy độ rộng của ô excel, bạn sử dụng “*“. Ví dụ: bạn muốn điền đầy ký tự “X” vào đầy độ rộng ô sau số 100 thì định dạng là 0*X.

Ví dụ: Cùng xem ví dụ cho 4 kiểu định dạng trên nhé.

Trong ví dụ trên lưu ý:

• Kiểu thứ 3: dấu gạch “_” tương ứng với 1 khoảng trắng trong kết quả hiển thị.
• Kiểu thứ 4, 5: ký tự X sẽ lập lại cho đến khi điền đầy độ rộng của cột. Bạn thử thay đổi độ rộng cột để xem thay đổi của kết quả.

1.2 Một số lưu ý về định dạng số, thập phân, hàng ngàn, màu và điều kiện

1.2.1 Định dạng số, thập phân và các chữ ký hiệu:

Ví dụ về định dạng số, thập phân và các ký hiệu.

1.2.2 Phân số:  sử dụng “/” để định dạng phân số. Lưu ý: khi nhập số vào ô excel thì nhập theo số thập phân có dấu “.”. Ví dụ: nhập là 0.125 chứ không nhập 1/8.

Ví dụ về định dạng phân số.

1.2.3 Dấu phân cách hàng ngàn: để hiển thị dâu phân cách hàng ngàn thì bạn cần sử dụng ký tự “,” để định dạng.

Ví dụ về định dạng dấu phân cách hàng ngàn.

1.2.4 Hiển thị màu sắc: để xác định màu cho một phần của định dạng, gõ tên của một trong tám màu sau đây được bao quanh trong dấu [] trong phần. Mã màu phải là mục đầu tiên trong phần (màu White là không thấy gì đâu nhé).

1.2.5 Định dạng theo điều kiện: để chỉ định kiểu định dạng khi nào được thì bạn có thể thêm vào điều kiện so sánh với một giá trị cụ thể: Ví dụ: sử dụng định dạng [Red][<=100];[Blue][>100], thì giá trị số của ô so sánh nhỏ hơn hoặc bằng 100 thì số sẽ hiển thị màu đỏ hoặc lớn hơn 100 thì màu xanh.

Ví dụ về định dạng theo điều kiện.

Ngoài cách sử dụng định dạng trong Custom Format, còn có thể vào tab Home > Conditional Formatting.

1.3 Một số lưu ý về định dạng đơn vị tiền tệ, phần trăm và ký hiệu khoa học

1.3.1 Các ký hiệu tiền tệ: để đánh được các định dạng tiền tệ, bạn cần sử dụng bàn phím số NUM LOCK.

Ví dụ định dạng sử dụng các ký hiệu tiền tệ.

1.3.2 Hiển thị phần trăm: là hiển thị theo phần của 100, thêm ký tự “%” vào sau định dạng số. Ví dụ: 0.8% sẽ hiển thị thành 80% khi sử dụng định dạng.

1.3.3 Hiển thị định dạng khoa học: hiển thị theo số lũy thừa. Ví dự, nhập vào 12,200,000, sử dụng định dạng #,00E+00 thì sẽ hiển thị 1.22E + 07.

Ví dụ về định dạng khoa học.

2 Hướng dẫn sử dụng định dạng Thời gian tùy chỉnh.

2.1 Định dạng ngày tháng năm

Ví dụ một số định dạng về ngày/ tháng/ năm.

2.2 Định dạng giờ, phút, giây.

Ví dụ một số định dạng về thời gian: giờ/ phút/ giây.

3 Cách tạo và xóa một định dạng tùy chỉnh trong Excel

3.1 Cách tạo một định dạng tùy chỉnh trong Excel.

Có nhiều cách để mở hộp thoại Custom Format trong Excel. Bạn có thể mở bằng cách click vào các dấu được đánh dấu như hình. Hoặc chọn vùng dữ liệu cần định dạng và nhấn tổ hợp phím Ctrl + 1 hoặc chuột phải và chọn Format Cells.

Để tạo được một định dạng số tùy chỉnh, chọn một trong các định dạng có sẵn. Sau đó, thay đổi bất kỳ một trong các phần mã của định dạng đó trong khung chỉnh sửa để tạo định dạng số tùy chỉnh của bạn.

Tạo xong, chọn OK thì định dạng vừa tạo sẽ tự động lưu lại.

3.2 Cách xóa một định dạng tùy chỉnh trong Excel.

Để xóa một định dạng tùy chỉnh, bạn chọn một định dạng tùy chỉnh và chọn Delete. Lưu ý: chỉ xóa được các định dạng bạn tạo ra, các định dạng mặc định không xóa được.

Ok! Trên đây là tổng hợp những thành phần và các bước để xây dựng được một định dạng tùy chỉnh trong Excel. Tuy hơi dài nhưng mình hy vọng bài tổng hợp này hữu ích với bạn.

Chúc các bạn thành công!