Khi thao tác dữ liệu, chúng ta hay áp dụng cách chia nhỏ dữ liệu ra từng Sheet hoặc File Excel khác nhau để nhập liệu, dễ dàng quản lý và truy xuất hơn. Vấn đề là cách nào để có thể truy vấn dữ liệu giữa các bảng có liên kết với nhau?
Cách là bạn có thể dùng hàm VLOOKUP để tra cứu dữ liệu giữa các bảng thông qua một cột giá trị xuất hiện ở các bảng.
Cách sử dụng hàm VLOOKUP trong Excel
Mô tả: hàm VLOOKUP là hàm tra cứu và tham chiếu dữ liệu của một trường nào đó.
Cú pháp:
=VLOOKUP (lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup])
Trong đó:
- lookup_value: là giá trị cần tra cứu, có thể là một giá trị hoặc tham chiếu đến một Cells.
- table_array: bảng chứa dữ liệu tra cứu. Lưu ý: lookup_value chỉ dò tìm theo giá trị của cột đầu tiên trong table_array.
- col_index_num: vị trí của cột chứa dữ liệu sẽ là kết quả trả về trong table_array.
- [range_lookup]: có thể sử dụng TRUE/ FALSE hoặc 1/0 để tìm kết quả tương đối hoặc tuyện đối.
Các ví dụ về cách sử dụng hàm VLOOKUP
Ví dụ 1: Tra cứu dữ liệu giữa 2 bảng với nhau bằng VLOOKUP
Trong ví dụ trên: mình sẽ lấy giá từ Bảng giá loại SP theo chìa khóa là Loại SP.
- Hàm VLOOKUP(B2;E:F;2;0) có ngĩa là sẽ đem giá trị trong Cells B2 đi so sánh với từng Cells của cột đầu tiên trong Range E:F. Nếu giá trị Cells B2 bằng với bất cứ Cells nào tại cột đầu tiên trong Range E:F thì sẽ lấy giá trị Cells của cột thứ 2 ngang hàng với cột đầu tiên trong Range E:F để trả về kết quả.
- [range_lookup] = 0 để truy vấn tuyệt đối.
Ví dụ 2: Cách tra cứu dữ liệu khi table_array nằm trong một Sheet khác cùng Workbook bằng hàm VLOOKUP
Khi table_array nằm ở Sheet khác cùng Workbook thì bạn chỉ cần thêm tên Sheet vào trước table_array: Sheets_name!table_array
Ví dụ 3: Các sử dụng hàm VLOOKUP khi table_array nằm trong một Workbook khác.
Để trỏ tới table_array đang nằm ở một Workbook đang mở khác thì bạn cần phải thêm tên Wordbook và tên Sheet vào trước table_array: ‘[Workbook_name]Sheet_name’!table_array.
✅Tips: Để đơn giản hơn trong việc lấy table_array từ Workbook khác, bạn chỉ cần trỏ chuột vào Workbook chứa table_array và chọn thì hàm sẽ tự động thêm vào Workbook_name và Sheet_name.
Sau khi lưu và tắt Workbook chứa table_array thì đường dẫn lưu sẽ tự động cập nhật vào hàm như sau:
✅Khi đường dẫn của table_array đã được cập nhật vào hàm thì trong các lần sử dụng tới bạn không cần phải mở Workbook chứa table_array lên. Hàm VLOOKUP sẽ tự động truy xuất vào để lấy dữ liệu.
Ví dụ 4: Cách tra cứu dữ liệu tương đối bằng hàm VLOOKUP
Chỉ cần đặt [range_lookup] =1 hoặc TRUE là hàm VLOOKUP sẽ truy vấn tương đối. Có nghĩa là nếu không tìm ra kết quả giống với lookup_value thì hàm VLOOKUP sẽ tìm giá trị tương đối giống với nó nhất.
Như trong ví dụ trên, mình truy vấn theo giá trị lookup_value là 34 nhưng trong table_array lại không có giá trị này và kết quả là VLOOKUP trả về giá trị khác, gần giống nhất.
Ví dụ 5: Tra cứu theo giá trị đầu, giữa hoặc cuối bằng hàm VLOOKUP
Trường hợp bên dưới này, các bạn có thể sử công cụ Find and Replace sẽ hay hơn, tuy nhiên trong vài trường hợp cũng sẽ rất hữu ích.
👉Nếu bạn không nhớ chính xác được lookup_value cần tra cứu thì có thể sử dụng thêm dấu * vào trước, sau hoặc cả 2 bên của lookup_value để tra cứu.
Như vậy bạn đã tìm hiểu qua cách sử dụng hàm VLOOKUP vào các trường hợp cụ thể và hoàn toàn có thể ứng dụng vào việc quản lý dữ liệu bằng Excel.
Chúc các bạn vui!
