Các ví dụ về cách sử dụng hàm VLOOKUP trong Excel

Trong cách quản lý dữ liệu lớn với rất nhiều trường thông tin thì kỹ thuật chia nhỏ dữ liệu ra từng bảng nhỏ để quản lý theo từng nhóm dữ liệu thường được áp dụng. Vậy khi chia nhỏ ra thì làm sao có thể biết được dữ liệu nào liên quan với nhau giữa các bảng?

Để trả lời câu hỏi trên mình có 1 ví dụ sau: Khi quản lý 1 bảng danh sách sản phẩm với mỗi phân loại sẽ có một mức giá khác nhau, thì mình chia ra thành 2 bảng. Một bảng dữ liệu chính để thao tác sẽ có một cột phân loại (VD: bao gồm 3 phân loại là 1, 2, 3) và một bảng giá cũng có một cột phân loại và cột giá thì cột phân loại sẽ là chìa khóa để có thế lấy được giá khi nhập phân loại vào sản phẩm. Như vậy để có thể biết được các thông tin giữa các bảng có liên quan với nhau thì mỗi bảng phải có chung một cột chứa các giá trị giống nhau để làm chìa khóa truy xuất dữ liệu.

Khi quản lý dữ liệu bằng Excel cũng vậy, các Officer kinh nghiệm cũng hay áp dụng cách chia nhỏ dữ liệu ra từng Sheet hoặc File khác nhau để đơn giản nhập liệu và dễ dàng quản lý, truy xuất hơn. Vấn đề tiếp theo là cách nào để có thể truy vấn dữ liệu thông qua chìa khóa giữa các bảng?

Cách là bạn có thể dùng hàm VLOOKUP để tra cứu dữ liệu giữa các bảng với nhau trong Excel.

Cách sử dụng hàm VLOOKUP trong Excel

Mô tả:

Hàm VLOOKUP là hàm tra cứu và tham chiếu dữ liệu của một trường nào đó trong Excel.

Cú pháp:

=VLOOKUP (lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup])

👉Trong đó:

  1. lookup_value: là giá trị cần tra cứu, có thể là một giá trị hoặc tham chiếu đến một Cells.
  2. table_array: bảng chứa dữ liệu tra cứu. Lưu ý: lookup_value chỉ dò tìm theo giá trị của cột đầu tiên trong table_array.
  3. col_index_num: vị trí của cột chứa dữ liệu sẽ là kết quả trả về trong table_array.
  4. [range_lookup]: có thể sử dụng TRUE/ FALSE hoặc 1/0 để tìm kết quả tương đối hoặc tuyện đối.

Các ví dụ về cách sử dụng hàm VLOOKUP

Ví dụ 1: Tra cứu dữ liệu giữa 2 bảng với nhau bằng VLOOKUP

ham-vlookup-excel

👉Trong ví dụ trên: mình sẽ lấy giá từ Bảng giá loại SP theo chìa khóaLoại SP.

  • Hàm VLOOKUP(B2;E:F;2;0) có ngĩa là sẽ đem giá trị trong Cells B2 đi so sánh với từng Cells của cột đầu tiên trong Range E:F nếu giá trị Cells B2 bằng với bất cứ Cells nào tại cột đầu tiên trong Range E:F thì sẽ lấy giá trị Cells của cột thứ 2 ngang hàng với cột đầu tiên trong Range E:F để trả về kết quả.
  • [range_lookup] = 0 để truy vấn tuyệt đối.

Ví dụ 2: Cách tra cứu dữ liệu khi table_array nằm trong một Sheet khác cùng Workbook bằng hàm VLOOKUP

ham-vlookup-excel

👉Khi table_array nằm ở Sheet khác cùng Workbook thì bạn chỉ cần thêm tên Sheet vào trước table_array: Sheets_name!table_array

Ví dụ 3: Các sử dụng hàm VLOOKUP khi table_array nằm trong một Workbook khác.

ham-vlookup-excel

👉Để trỏ tới table_array đang nằm ở một Workbook đang mở khác thì bạn cần phải thêm tên Wordbook và tên Sheet vào trước table_array: ‘[Workbook_name]Sheet_name’!table_array.

Tips: Để đơn giản hơn trong việc lấy table_array từ Workbook khác, bạn chỉ cần trỏ chuột vào Workbook chứa table_array và chọn thì hàm sẽ tự động thêm vào Workbook_name và Sheet_name.

Sau khi lưu và tắt Workbook chứa table_array  thì đường dẫn lưu sẽ tự động cập nhật vào hàm như sau:

ham-vlookup-excel

Khi đường dẫn của table_array đã được cập nhật vào hàm thì trong các lần sử dụng tới bạn không cần phải mở Workbook chứa table_array lên. Hàm VLOOKUP sẽ tự động truy xuất vào để lấy dữ liệu.

Ví dụ 4: Cách tra cứu dữ liệu tương đối bằng hàm VLOOKUP

ham-vlookup-excel

👉Chỉ cần đặt [range_lookup] =1 hoặc TRUE là hàm VLOOKUP sẽ truy vấn tương đối. Có nghĩa là nếu không tìm ra kết quả giống với lookup_value thì hàm VLOOKUP sẽ tìm giá trị tương đối giống với nó nhất. Như trong ví dụ trên, mình truy vấn theo giá trị lookup_value là 34 nhưng trong table_array lại không có giá trị này và kết quả là VLOOKUP trả về giá trị khác, gần giống nhất.

Ví dụ 5: Tra cứu theo giá trị đầu, giữa hoặc cuối bằng hàm VLOOKUP

Trường hợp bên dưới này, các bạn có thể sử công cụ Find and Replace sẽ hay hơn, tuy nhiên trong vài trường hợp cũng sẽ rất hữu ích.

ham-vlookup-excel

👉Nếu bạn không nhớ chính xác được lookup_value cần tra cứu thì có thể sử dụng thêm dấu * vào trước, sau hoặc cả 2 bên của lookup_value để tra cứu.


OK! Qua bài chia sẻ này, mục đích của mình là chia sẻ với các bạn cách sử dụng hàm VLOOKUP vào các trường hợp cụ thể và cách chia nhỏ bảng dữ liệu hay được sử dụng trong các phần mềm như nhân sự hay kế toán.. mà hoàn toàn có thể ứng dụng vào quản lý dữ liệu bằng Excel.

Và cuối cùng mình hy vọng bài chia sẻ này sẽ hữu ích với các bạn.

Chúc các bạn thành công!

BÌNH LUẬN

Please enter your comment!
Please enter your name here