Khi thao tác với một mớ các con số và dữ liệu trong Excel. Nhiều khi chúng ta rất cần tìm cách để Excel tự động tạo ra một dấu chỉ như đồi màu nền Cells, font chữ tô đậm… Khi nhìn vào chúng ta nhận ngay ra dữ liệu thuộc trường hợp đã xác định trước.
Thật tuyệt, trong Excel đã có sẵn công cụ Conditional Formatting giúp thực hiện việc định dạng Cells theo điều kiện dễ dàng hơn rất nhiều. Vậy ở bài viết này, mình sẽ chia sẻ với bạn cách sử dụng Conditional Formatting để tạo Rule đổi màu nền Cells nếu điều kiện được định trước là đúng.
Cách sử dụng Conditional Formating tạo Rule định dạng
Bây giờ, bạn hãy mở Excel và chuẩn bị 1 bảng dữ liệu trong đó có 1 cột để lấy giá trị cần so sánh. Hay, bạn hãy theo dõi cách mình thực hiện để dễ hình dung rồi áp dụng nhé.
Bạn hãy tìm công cụ Conditional Formatting này ngay tại thanh Menu của tab HOME.
Tại cột dữ liệu bạn muốn tạo định dạng. Hãy chọn vào Cell đầu tiên, mở Condition Formating và chọn New Rule.
Trong cửa sổ New Formatting Rule sẽ có nhiều lựa chọn. Nhưng ở bài này, mình sẽ thực hiện tạo Rule theo thứ tự lựa chọn như sau:
- User a formula to determine which cells to format.
- Tại ô chỉnh sửa Rule (Format values where this formula is true): bạn hãy nhập điều kiện muốn thực hiện. Ví dụ: mình sử dụng điều kiện =B2=0, tức điều kiện là giá trị Cell B2 so sánh với 0.
- Nếu điều kiện đúng thì Cells cần định dạng (Cells A2) sẽ được thay đổi theo Format. Bạn hãy chọn vào Format để tùy chỉnh.
📝 Lưu ý: Khi bạn nhập địa chỉ Cells bằng cách chọn địa chỉ từ bảng tính, Excel sẽ trả về địa chỉ dạng $B$2. Thì khi bạn sao chéo Rule sang các Cells khác thì nó đều định dạng với điều kiện của Cell B2. Nên mình dùng địa chỉ dạng B2, khi sao chép Rule sang các Cells khác thì Excel cũng sẽ tự động hiểu định dạng với điều kiện của Cell cột B cùng hàng.
Trong Format Cells có 4 kiểu định dạng là Number, Font, Border, Fill. Ở đây mình chọn Fill để định dạng màu cho Cells.
Tùy chỉnh Format xong, bạn hãy chọn OK ở các cửa sổ để áp dụng.
Rule đã tạo xong, bạn hãy sao chép Rule sang các Cells khác. Và kết quả như bạn thấy, ở các Cells của cột B có giá trị “0” thì Rule sẽ tự động đổi màu nền của Cells cần định dạng.
Cách chỉnh sửa/ xóa Rule đã tạo
Với Rule vừa tạo ở bước trên, nếu cần chỉnh sửa lại. Bạn có thể vào Conditional Formatting và chọn Manage Rules…
📝Lưu ý: Bạn cần chọn vào Cells đã tạo Rule trước đó thì khi mở Manage Rules mới thấy được Rule của nó.
Tiếp theo, bạn hãy lựa chọn 1 Rule trong danh sách. Nếu cần chỉnh sửa, bạn hãy chọn Edit Rule hay chọn Delete Rule để xóa.
Kết luận
Như vậy, bạn đã vừa xem qua cách sử dụng công cụ Conditional Formatting để tạo định dạng với một điều kiện được xác định trước. Tuy đây là trường hợp khá đơn giản mà mình gặp được, nhưng hiểu được bạn có thể áp dụng nó vào các trường hợp phức tạp hơn.
Hy vọng bài viết hữu ích với bạn!
Bài học rất bổ ích. Xin cám ơn!