Cách sử dụng hàm Sum – tính tổng trong Microsoft Excel

Khi bảng tính Excel trở nên phức tạp với rất nhiều con số mà bạn không thể tính tổng bằng cách nhẩm để ra kết quả được. Thì hàm SUM trong Excel sẽ giúp bạn tính tổng của các số, các Cells, các Range và giữa các bảng tính với nhau một cách nhanh và chính xác nhất. Ngoài ra, công cụ có sẵn AutoSum cũng có thể giúp bạn thực hiện nhanh một hàm tính tổng chỉ với 1 Click.

Mặc định khi bạn chọn Range (vùng dữ liệu) trong Excel, thì trên thanh Status Bar sẽ hiện ra 3 giá trị như hình ví dụ bên dưới:

ham-sum-excel

Trong đó:

  1. là giá trị trung bình của tất cả các Cells chứa giá trị là số.
  2. số Cells trong vùng dữ liệu được chọn
  3. tổng tất cả các Cells chứa giá trị là số.

1. Tính tổng bằng phép tính cộng

Nếu bạn làm việc với một bảng tính có ít số liệu hoặc các Cells chứa giá trị nằm xa nhau trên bảng tính và cần được tính tổng thì có thể sử dụng phép tính tổng đơn giản để thực hiện.

ham-sum-excel

Tuy vậy, khi bảng tính trở nên phức tạp vì bạn phải tính tổng của nhiều Cells hoặc nhiều Range thì lúc đó hàm SUM sẽ là lựa chọn tối ưu để thực hiện phép tính tổng.

2. Cách sử dụng hàm Sum trong Microsoft Excel

Mô tả:

  • Hàm Sum trong Excel là hàm dùng để tính tổng, cho phép cộng các giá trị riêng lẻ hoặc tham chiếu đến Cells hoặc Range hay kết hợp cả 3 loại với nhau.

Cú pháp:

  • =SUM(number1,[number2],…)

Trong đó:

  • number1: số đầu tiên để tính tổng. Có thể là một số, Cells hoặc Range.
  • [number2],…: đây là số thứ 2 trong hàm Sum. Có thể là một số, Cells hoặc Range. Tối đa bạn có thể sử dụng đến number255

Các ví dụ về sử dụng hàm SUM trong Excel

ham-sum-excel

Giải thích các ví dụ trong hình trên

Hàm
Mô tảKết quả
=SUM(A2,A3,A4,A5,A6)Hàm tính tổng các giá trị trong các ô A2, A3, A4, A5, A6 – tính tổng theo các Cells xác định.16990
=SUM(A2:A6,A11)Hàm tính tổng Range A2 đến A6 và Cells A11 – tính tổng giữa 1 Range giá trị và 1 Cells.17140
=SUM(A2,A7:A11)Hàm tính tổng Cells A2 và Range A7 đến A11 – tính tổng giữa 1 Cell và 1 Range giá trị.7430
=SUM(A2:A3,A5:A7,A9:A11)Hàm tính tổng Range A2 đến A3 và Range A5 đến A7 và Range A9 đến A11 – tính tổng giữa nhiều Range với nhau.16190
=SUM(A2:A11)-SUM(A8:A11)Hàm tính tổng Range A2 đến A11 nhưng trừ tổng giá trị Range từ A8 đến A11 – tính tổng của Range và loại bỏ các giá trị xác định trong Range đó.18510
=SUM(A2:A11)Hàm tính tổng Range A2 đến A11 – tính tổng theo một Range giá trị liên tiếp.19720
=SUM(A:A)Hàm SUM cho phép bạn tỉnh tổng toàn bộ một cột. Và sẽ tự động bỏ qua Cells chưa giá trị không phải là số trong kết quả- tỉnh tổng toàn bộ một cột.19720
★ Tips: Khi các bạn muốn chọn nhiều Cells hoặc Range cách xa nhau, thì có thể nhấn giữ phím Ctrl và  chọn từng Cells hoặc kéo các Range thì Excel sẽ tự động thêm vào dấu “,“.
★ Một lưu ý nhỏ là khi thực hiện phép tính tổng của một cột bạn nên để Cells chứa kết quả tổng khác cột với cột giá trị tính tổng, vì khi để chung một cột kết quả hàm SUM sẽ bị lỗi và trả về kết quả =0.

ham-sum-excel

3. Cách sử dụng AutoSum

Microsoft Excel cũng có sẵn 1 công cụ là AutoSum cho phép tạo nhanh một hàm =SUM() khi Click vào AutoSum (AutoSum nằm gần cuối trong tab Home).

Bạn chỉ cần chọn một Cells nằm dưới Range giá trị của một cột hoặc nằm sau Range giá trị của một hàng thì Excel sẽ tự động tạo ra hàm =SUM(…) là tổng của cột hoặc tổng của hàng với các Cells tham chiếu là số và nằm liền nhau trên bảng tính.ham-sum-excel-98

Ngoài ra, khi chọn vào button-dropdown thì bạn cũng có thể tạo ra hàm tính nhanh giá trị trung bình với hàm Average, đếm Cells là số với hàm Count Numbers, tìm giá trị lớn nhất nhỏ nhất với hàm Min Max…

4. Cách tính tổng hàng trong Excel

Qua các cách trên thì mình lấy chủ yếu là tổng của một cột, vậy có thể lấy tổng của một hàng được không?

Câu trả lời: có và bạn có thể áp dụng cách tương tự như đối với các tính tổng của một cột.

ham-sum-excel

Tương tự khi thực hiện SUM của toàn bộ một cột, khi thực hiện SUM của toàn bộ một hàng thì bạn không nên để kết qua tổng trong hàng đó vì kết quả tổng sẽ bị lỗi. Ví dụ: bạn thực hiện tính tổng của hàng thứ 2 =Sum(2:2) thì Cells chứa kết quả tính tổng phải để ở Cells của hàng khác.

ham-sum-excel

Trong Excel, bạn hoàn toàn có thể thực hiện được 1 hàm SUM bảo gồm cả các cột và hàng trong đó. Ví dụ: =SUM(2:2,3:3)

5. Cần lưu ý khi sử dụng hàm SUM trong Excel

Lỗi chính tả

Lỗi này thường xảy ra khi bạn sử dụng hàm SUM để tính tổng các giá trị là số cụ thể. Ví dụ: =SUM(12314,21321,46346) nhưng vì sơ xuất bạn gõ nhầm thành  =SUM(12,314,21,321,46,346) thì kết quả sẽ sai.

=> Bạn nên đặt các giá trị vào các Cells riêng lẻ và định dạng số để dễ quan sát rồi dùng hàm SUM. Như vậy bạn sẽ hạn chế sai khi gõ gấu phân cách hàng nghìn.

Lỗi #VALUE!

Lỗi #VALUE! xảy ra khi bạn sử dụng phép cộng với các Cells cụ thể. Ví dụ: =A1+A2+A3+A4+A5 nhưng giá trị trong A3 lại là văn bản.

=> Khắc phục, cập nhật lại hàm hoặc nếu các Cells cần tính tổng liên tiếp nhau thì hãy sử dụng hàm SUM theo Range  =SUM(A1:A5). Vì hàm SUM sẽ tự động bỏ qua các Cells chứa giá trị là văn bản hoặc rổng để tính tổng.

Lỗi #REF!

Lỗi #REF! xảy ra khi bạn xóa một hàng hoặc cột trong phép tính tổng.

Cách khắc phục tương tự khi gặp lỗi #VALUE!.


OK! Trên đây là tất cả các vấn đề liên quan đến hàm SUM mà mình hiểu được và muốn chia sẻ lại với các bạn. Hy vọng với những gì mà các bạn vừa xem qua xong sẽ giải quyết được vấn đề mà bạn đang tìm kiếm.

Chúc các bạn một ngày tốt lành!

BÌNH LUẬN

Please enter your comment!
Please enter your name here